Agenturauswahl: Die richtige Agentur finden in 5 Schritten
Mit der richtigen Agenturauswahl steht und fällt der gesamte Erfolg eines Website-Projekts.
- Liefert die Agentur, was erwartet wurde?
- Können Deadlines gemeinsam definiert und eingehalten werden?
- Gibt es ein Ticketsystem, das auch Fragen bei der Abrechnung standhält?
Der Auswahlprozess bzw. ein Wechsel der Website-Agentur kostet immer Zeit und Geld und ist für alle Beteiligten so selten wie möglich erstrebenswert. Trotzdem merken viele Unternehmen und Marketingteams oft erst einige Monate nach Beginn der Zusammenarbeit, ob die Webagentur wirklich zu ihren Anforderungen passt.
Die Unsicherheit am Anfang der Zusammenarbeit, ob man sich richtig entschieden hat, wird sich nie ganz vermeiden lassen. Eine gezielte Vorbereitung der Agenturauswahl kann aber das Risiko einer Fehlentscheidung wesentlich minimieren und den entscheidenden Grundstein für ein erfolgreiches Website-Projekt legen.
Mit den folgenden Schritten findest du die Webagentur, die nicht nur zu den Anforderungen deines Unternehmens passt, sondern auch langfristig ein zuverlässiger Partner für alle kommenden Website-Visionen und -Projekte ist.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Bedürfnisse an die Website-Agentur definieren
Um die Agenturauswahl von Anfang an richtig anzugehen, solltest du zuerst deine Ausgangslage reflektieren.
Warum suche ich überhaupt eine neue Website-Agentur?
Die Antworten hierzu können vielfältig sein, lassen sich aber oft in zwei Kategorien einteilen:
- Ich plane in naher Zukunft einen Launch oder Relaunch einer Website und brauche eine ganz neue Zusammenarbeit.
- Ich arbeite aktuell mit einer Agentur zusammen, mit der die Zusammenarbeit nicht mehr passt bzw. haltbar ist, und plane einen Agenturwechsel.
Je nachdem, welcher Fall zutreffend ist, sehen auch die Überlegungen zu deinen Bedürfnissen verschieden aus:
Neue Agentur beauftragen | Agenturwechsel planen |
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Die Antworten auf diese Fragen bilden die Grundlage für den gesamten weiteren Auswahlprozess. Beantworte sie so konkret wie möglich und sammle die Ergebnisse in einem Dokument.
Oft ist es auch sinnvoll, schon ab hier Teammitglieder einzubeziehen, die an der Website mitarbeiten. Dazu gehören auch Stakeholder, die nicht nur Entscheidungen über die Website im Tagesgeschäft treffen, sondern auch die finale Freigabe für die Auswahl der Agentur geben müssen.
Schritt 2: Recherche zur Agenturauswahl
Nachdem die Bedürfnisse an die Agentur je nach Fall definiert sind, geht es jetzt darum, eine Liste an möglichen Agenturen zusammenzustellen.
Für die Recherche bietet sich die Suche über Suchmaschinen oder KI-Assistenten an. Aus den Antworten von Schritt 1 kannst du jetzt schon sehr konkrete Suchanfragen formulieren, wie z. B. WordPress Agentur E-Commerce oder Drupal Agentur Öffentlicher Sektor. Die Ergebnisse und Links sammelst du ebenfalls in deinem Dokument.
Bitte auch deine Kolleg*innen und dein Netzwerk um Empfehlungen und ergänze die Liste entsprechend.
Je nachdem, für welchen Auftraggeber du tätig bist, kann es auch sein, dass du eine Ausschreibung erstellen musst und sich die Recherche zur Agenturauswahl aus den Bewerbungen ergibt.
Foto: Karola G via Pexels
Schritt 3: Auswahlkriterien, um die richtige Agentur zu finden
In diesem Schritt verfeinerst du auf Basis der gesammelten Links die grobe Auswahl von Schritt 2 und erstellst eine engere Auswahl an Webagenturen.
Die folgenden Kriterien helfen dir, die Agentur-Websites zu analysieren, um die richtigen Agenturen herauszufiltern und unpassende auszusortieren:
1. Allgemeiner Eindruck von der Agentur-Website
- Kann die Agentur meinen Leistungen und Anforderungen aus Schritt 1 gerecht werden?
Vermittelt mir die Umsetzung der Agentur-Website den Eindruck, dass mein Projekt kompetent umgesetzt werden kann?
2. Führungskräfte und Ansprechpersonen
- Ist auf der Website erkennbar, wer das Führungskräfteteam ist und wer meine direkte Ansprechperson im Projekt sein wird?
Kann ich mir vorstellen, dass ich und weitere verantwortliche Personen gut mit dem Agenturteam zusammenarbeiten werden?
3. Portfolio und Kunden
- Ist die Unternehmensgröße und -branche in einem ähnlichen Bereich wie mein Unternehmen?
Entspricht die Qualität der vorgestellten Referenzprojekte der, die ich mir für mein eigenes Website-Projekt vorstelle?
4. Zukunftsorientierte Expertise
- Was schreibt die Agentur bezüglich der Verwendung von Zukunftstechnologien und Fortbildung der Mitarbeiter*innen?
Ist die Agentur selbst an der Entwicklung von neuen Features beteiligt, zum Beispiel in Open Source Communities wie WordPress oder Drupal?
5. Preise der Website-Agentur
- Werden auf der Website Informationen zu Preisen oder Preisrahmen gegeben?
Oft wird zu dieser Frage auf eine Kontaktaufnahme verwiesen, daher ist die Beantwortung dieser Frage im nächsten Schritt auch völlig legitim.
6. Bewertungen und Erfahrungen
- Was steht in Profilen und Bewertungsportalen über die Website Agentur?
- Was ergibt eine Online-Suche mit dem Stichwort Name der Agentur + Erfahrungen?
Schritt 4: Kontaktaufnahme und Screening der Webagenturen
Wenn du die engere Auswahl an Website-Agenturen getroffen hast, ist es endlich Zeit für die Kontaktaufnahme und das Kennenlernen.
Meiner Erfahrung nach ist es der beste Weg, eine standardisierte E-Mail an alle Agenturen zu schicken – ggf. mit Stakeholdern im cc und definitiv mit einer Frist für die Rückmeldung. In der E-Mail stellst du das Unternehmen, Projekt und Ansprechpersonen kurz vor, sendest den Leistungskatalog und bittest um ein schriftliches Angebot.
Durch die Rückmeldungen der Webagenturen ergibt sich oft noch ein weiterer Schritt des Aussortierens: Evtl. melden sich nicht alle innerhalb der gesetzten Frist zurück oder es wird kein Angebot unterbreitet, weil aus der Sicht der Agentur das Projekt nicht passt oder Kapazitäten fehlen. Auch du kannst hier noch einmal aussortieren, wenn Angebote bzw. Antworten nicht passen oder weit entfernt vom geplanten Budget liegen.
Gut zu wissen:
Die Art des Erstkontakts und die Vereinbarung des Kennenlerntermins sagen oft mehr über den weiteren Verlauf der Zusammenarbeit aus, als man denkt.
Mit den verbliebenen Agenturen vereinbarst du jetzt jeweils einen Kennenlerntermin mit den wichtigsten Ansprechpersonen aus deinem und dem Agenturteam. Was viele unterschätzen: Die Art und Weise, wie dieser Termin zustande kommt (reagiert die Agentur z. B. proaktiv und stellt selbst einen Meeting-Link zur Verfügung) und wie mit dir und deinem Team kommuniziert wird (eher offen und in deiner Sprache oder verschlossen und nur aus der Sicht der Agentur argumentierend) sagt sehr viel darüber aus, wie sich auch später die Zusammenarbeit gestalten wird. Achte also hier unbedingt auf alle Details und besprich das Meeting ausführlich mit deinem Team nach.
In dem Termin selbst geht es einerseits ums Kennenlernen und Bewerten, wie gut ihr zusammenarbeiten könnt. Du solltest aber andererseits auch tiefergehende Fragen zum Angebot mitbringen, dich nach der Nutzung eines Ticketsystems für eure Anfragen erkundigen und um Prozessdefinitionen z. B. bei Systemausfällen bitten. Auch Regelungen zu Vertretungen und Engpässen sollten je nach euren Anforderungen vorhanden sein. Manche Agenturen möchten ggf. zusätzlich einen Einblick in das System bekommen, bevor die Zusammenarbeit startet.
Schritt 5: Entscheidung treffen und Kickoff mit der Agentur vorbereiten
Nachdem alle Angebote gesammelt und bewertet sind und du mit deinem Team die engere Auswahl an Agenturen kennengelernt hast, steht jetzt die Entscheidung an:
- Welche Agentur hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
- Mit welchem Agenturteam könnt ihr euch die Zusammenarbeit am besten vorstellen?
- Welche Stakeholder müssen noch einbezogen werden, um die Entscheidung offiziell zu machen?
Je präziser du in den Schritten davor gearbeitet hast, desto leichter wird es dir und deinem Team an dieser Stelle fallen, eine Entscheidung zu treffen.
Sobald ihr euch einig seid, könnt ihr der engeren Auswahl an Agenturen eure Entscheidung mitteilen und mit der Webagentur, für die ihr euch entschieden habt, die Vertragsdokumente vorbereiten. Dazu gehören oft ein Dienstleistungsvertrag bzw. Service Level Agreement, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und ggf. eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement/ NDA).
Genauso wichtig wie die strategische Herangehensweise an die Agenturauswahl ist auch ein gut vorbereitetes Kickoff-Meeting mit eurer neuen Agentur. Ziele dieses Meetings sind zum Beispiel:
- Kennenlernen der wichtigsten Ansprechpartner und Stakeholder
- Konkretes Verständnis darüber, wie ein erfolgreiches gemeinsames Projekt aussieht
- Klärung der Art und Häufigkeit der Kommunikation im Projekt und der jeweils angemessenen Kommunikationskanäle
So legst du von Anfang an eine stabile Basis für eure Zusammenarbeit und ein transparentes, kooperatives und angenehmes Miteinander.
Fazit: Es lohnt sich, Zeit in die Agenturauswahl zu investieren.
Für die Zusammenarbeit mit einer Website-Agentur wünscht sich jeder reibungslose Abläufe, ein gutes Arbeitsverhältnis und eine faire Abrechnung. In der Natur vieler Website-Projekte liegt aber auch einiges Potenzial für Unstimmigkeiten, Konflikte und Verzögerungen.
Um die Zusammenarbeit mit der Agentur so zuverlässig und positiv wie möglich zu gestalten, hast du zwei Hebel:
- Eine Agenturauswahl, die schon von vornherein sehr gut zu euren Anforderungen und Vorstellungen passt.
- Eine transparente und enge Kommunikation.
Ein gut vorbereiteter Prozess zur Agenturauswahl wird dir nicht nur viel Ärger ersparen, sondern sogar später im Projekt helfen, deine Vorstellungen und dein Feedback an die Agentur klar formulieren zu können.
Auch wenn dir die Schritte zunächst umfangreich erscheinen: Auf lange Sicht ist die Sicherheit, mit der richtigen Agentur zusammenzuarbeiten, für jedes Projekt unbezahlbar.